Phaidon ERP - Software mini ERP firma gaze

Sistemul informatic (software ERP firmă gaze) este conceput pentru a simplifica, automatiza și centraliza activitatea firmelor care oferă servicii de verificare gaze, revizii gaze, verificări tehnice periodice (VTP) ale centralelor termice și alte servicii tipice firmelor din domeniul gazelor naturale. Este dedicat firmelor care au echipe trimise pe teren în vederea prestării de servicii pentru clienți persoane fizice sau juridice și se adresează atât firmelor de dimensiuni mici (cu 1-2 echipe pe teren), cât și celor medii și mari, cu zeci de echipe pe teren, care activează în întreaga țară.

Scopul acestui mini-ERP este de a avea întregul flux informațional al societății stocat într-un mediu securizat și accesibil (de pe computer, tabletă sau telefon), de a optimiza timpul de reacție al operatorilor care preiau comenzi și de a automatiza cât mai multe procedee (generarea de fișe tehnice, crearea de rapoarte și statistici, notificarea prin email sau SMS a clienților, urmărirea fluxului financiar al companiei și multe altele). Astfel eliminați fișierele Excel, documentele Word sau alte notițe pe care le aveți, utilizând un singur sistem capabil să preia toate procedurile din firmă (cu excepția contabilității, care rămâne un domeniu distinct).

Sistemul ERP destinat firmelor de gaze este alcătuit din următoarele module software:

1. Modul Administrare – modul web
2. Modul Operator (secretariat) – modul web
3. Aplicație mobilă de tip PWA (Android/iOS) – Șefi de lucrare
4. Sistem web de programare online a clienților care au primit notificări

Integrări:

• Program de facturare SmartBill – generare automată de facturi/chitanțe (necesită cont cu acces API)
• Sistem de trimitere a notificărilor automate prin email (gratis 100/zi și 3000/lună; cu upgrade de cont se poate mări numărul; necesită cont Resend)
• Sistem de trimitere a notificărilor automate prin SMS (necesită cont SendSMS)
• Google Maps (necesită cheie API și cont Google)
• Integrare agent AI pentru consultarea documentației (necesită cont Claude – Anthropic)
• Integrare WhatsApp pentru trimiterea de mesaje către clienți (necesită cont WhatsApp Business și un număr de telefon dedicat)

Avantaje software ERP firmă de gaze:

• Preluarea rapidă a clienților și a comenzilor acestora, programarea lor și alocarea lucrării către o echipă condusă de un șef de lucrare.
• Generare automată a fișelor de revizie gaze, a fișelor VTP sau a formularelor tip pentru Verificare Gaze.
• Sistemul are două moduri principale de utilizare:
  Modul simplu, dedicat persoanelor fizice/juridice cu puține lucrări: facturarea se face per lucrare, iar în acest caz aproape tot fluxul de lucru este automatizat.
  Modul complex, dedicat asociațiilor de proprietari: facturarea se face per contract, sunt generate anexe specializate dedicate asociației și există module pentru lucrul cu lucrări multiple la același client.
• Comunicarea cu șefii de lucrare prin intermediul sistemului: aceștia văd lucrările la care trebuie să ajungă, împreună cu toate documentele asociate lucrării, direct în aplicația mobilă de pe smartphone/tabletă. Astfel nu mai este necesar ca șefii de lucrare să se prezinte zilnic la sediul firmei, ceea ce optimizează timpul și viteza lor de reacție.
• După realizarea operațiunilor tehnice la client, șefii de lucrare notează totul în aplicația mobilă conectată la modulul central, astfel încât toate operațiunile efectuate pe teren sunt informatizate și automatizate: generarea de documente PDF, semnarea de către client direct pe telefon a documentelor (contracte, acte GDPR, fișe tehnice de verificare gaze etc.), încasare cash, plata prin OP sau card bancar, cheltuieli la lucrare. Documentele pe hârtie se utilizează astfel foarte rar, totul fiind automatizat, ceea ce micșorează timpul alocat unei lucrări și crește numărul maxim de lucrări care pot fi efectuate zilnic.
• Generare automată a contractelor în format PDF, a anexelor, a facturilor și a chitanțelor către clienți (în cazul achitării cash), plus arhivă de documente.
• Module de marketing avansat.
• Urmărirea încasărilor la lucrări: încasări cash, cu OP sau online prin card bancar.
• Sistemul poate fi accesat de oriunde există conexiune la internet, nu doar de la birou; sistemul web și aplicațiile mobile sunt securizate; baza de date are backup zilnic automat.
• Implementare sistem GDPR; preluare semnătură client direct în aplicația mobilă (clienții semnează documentele direct pe telefonul/tableta șefilor de lucrare care se deplasează la locul intervenției).
• Întregul sistem este dezvoltat și administrat de noi, ceea ce ne permite să efectuăm modificări, actualizări sau upgrade-uri la cererea clientului, pentru a adapta sistemul nevoilor sale particulare.