Phaidon ERP - Software ERP firma gaze

Sistemul informatic (software ERP firmă gaze) este conceput pentru a simplifica, automatiza și centraliza activitatea firmelor care oferă servicii de verificare gaze, revizii gaze, verificări tehnice periodice (VTP) ale centralelor termice și alte servicii tipice firmelor din domeniul gazelor naturale.

Este dedicat firmelor care au echipe trimise pe teren în vederea prestării de servicii pentru clienți persoane fizice sau juridice (inclusiv asociații de proprietari) și se adresează atât firmelor de dimensiuni mici, cu 1-2 echipe pe teren, cât și celor medii și mari, cu zeci de echipe pe teren, care activează în întreaga țară.

Scopul acestui ERP este ca întregul flux informațional al societății să fie stocat într-un mediu securizat și accesibil, de pe computer, tabletă sau telefon, să se optimizeze timpul de reacție al operatorilor care preiau comenzi și să se automatizeze cât mai multe procedee: generarea de fișe tehnice, crearea de rapoarte și statistici, notificarea clienților prin e-mail, SMS sau WhatsApp, urmărirea fluxului financiar al companiei și multe altele. Astfel eliminați fișierele Excel, documentele Word și notițele din agende, utilizând un singur sistem capabil să preia toate procedurile din firmă, cu excepția contabilității, care rămâne un domeniu distinct.

Îți sună cunoscut?

Phaidon ERP le rezolvă pe toate într-un singur sistem: de la telefonul clientului până la factură și notificarea pentru următoarea verificare.

Fluxul unei lucrări

De la primul telefon al clientului până la următoarea verificare, fiecare pas pornește din cel dinainte, fără date introduse de două ori.

1. ComandaOperatorul preia clientul și lucrarea
2. ProgramareaLucrarea primește o zi și un șef de lucrare
3. Pe terenȘeful vede lucrarea și traseul în aplicație
4. DocumenteFișe și contract generate, semnate pe telefon
5. ÎncasareCash, OP sau card, cu factură SmartBill
6. NotificareLa termen, clientul primește link de programare

Module software

Sistemul ERP destinat firmelor de gaze este alcătuit din următoarele module, care lucrează pe aceleași date, în timp real: ce notează șeful de lucrare pe teren se vede imediat la birou.

• 1. Modul Administrare (modul web)
  Centrul de comandă al firmei: lucrări, programator și hartă, clienți, documente, plăți, notificări, rapoarte, nomenclatoare, integrări și utilizatori.
• 2. Modul Operator, secretariat (modul web)
  Pentru cei care preiau zilnic telefoanele și comenzile: aceleași ecrane ca la administrare pentru clienți, lucrări, documente și plăți, dar fără acces la setările sistemului.
• 3. Aplicație mobilă de tip PWA (Android / iOS) pentru șefii de lucrare
  Vede lucrările zilei, cu traseul optimizat după trafic, completează fișele, face pozele cu sigiliile, preia semnătura clientului, încasează și emite factura.
• 4. Sistem web de programare online
  Clienții care au primit notificări își aleg singuri data din linkul primit prin SMS sau e-mail, iar programarea intră direct în sistem.

Integrări

• SmartBillProgram de facturare: generare automată de facturi și chitanțe (necesită cont cu acces API)
• Notificări automate prin e-mail (Resend)Gratuit 100/zi și 3000/lună; cu upgrade de cont se poate mări numărul (necesită cont Resend)
• Notificări automate prin SMS (SendSMS)Necesită cont SendSMS
• Google MapsHartă și traseu optimizat (necesită cheie API și cont Google)
• Agent AI pentru consultarea documentațieiRăspunde în limba română la întrebări despre folosirea sistemului (necesită cont Claude - Anthropic)
• WhatsAppTrimitere de mesaje către clienți (necesită cont WhatsApp Business și un număr de telefon dedicat)

Avantaje software ERP firmă de gaze

• Preluare rapidă a comenzilor. Preluarea clienților și a comenzilor lor, programarea și alocarea lucrării către o echipă condusă de un șef de lucrare se fac în câteva clickuri.
• Documente generate automat. Fișele de revizie gaze, fișele VTP și formularele tip pentru Verificare Gaze se generează din datele lucrării. Fișele care lipsesc sunt semnalate și se pot genera cu un singur clic.
• Două moduri principale de utilizare:
  Modul simpluPersoane fizice/juridice cu puține lucrări

  Facturarea se face per lucrare, iar aproape tot fluxul de lucru este automatizat: programare, documente, semnătură, încasare.

  Modul complex (centralizat)Asociații de proprietari

  Facturarea se face per contract, cu anexe specializate dedicate asociației și module pentru lucrări multiple la același client. Apartamentele și lucrările se adaugă în serie, iar fișele se generează cu un clic.

• Comunicare cu șefii de lucrare prin sistem. Aceștia văd lucrările la care trebuie să ajungă, împreună cu toate documentele asociate, direct în aplicația mobilă de pe smartphone/tabletă. Nu mai este necesar să se prezinte zilnic la sediul firmei, ceea ce optimizează timpul și viteza lor de reacție.
• Totul se notează pe teren. După realizarea operațiunilor tehnice, șefii de lucrare notează totul în aplicația mobilă conectată la modulul central, deci toate operațiunile sunt informatizate și automatizate: generarea de documente PDF, semnarea de către client direct pe telefon (contracte, acte GDPR, fișe tehnice de verificare gaze etc.), încasarea cash, plata prin OP sau card bancar și cheltuielile la lucrare. Documentele pe hârtie se folosesc foarte rar, ceea ce micșorează timpul alocat unei lucrări și crește numărul de lucrări care pot fi efectuate zilnic.
• Contracte, anexe, facturi, chitanțe. Se generează automat în format PDF (chitanțele, în cazul achitării cash), plus arhivă de documente cu istoricul trimiterilor către client.
• Lucrări recurente care nu se pierd. La termenul verificării (de exemplu, la 2 ani), clientul primește automat SMS, e-mail sau mesaj WhatsApp, cu link de programare online. Lucrarea revine la tine, nu la concurență.
• Module de marketing avansat. Fiecare lucrare are canalul de marketing din care a venit, iar statisticile arată ce aduce cu adevărat comenzi și câte notificări s-au transformat în lucrări.
• Urmărirea încasărilor la lucrări. Încasări cash, cu OP sau online prin card bancar, legate de lucrare și de factură, cu rapoarte care arată oricând ce bani mai ai de primit.
• Acces de oriunde, în siguranță. Sistemul poate fi accesat de oriunde există conexiune la internet, nu doar de la birou. Sistemul web și aplicațiile mobile sunt securizate, iar baza de date are backup zilnic automat.
• GDPR și semnătură digitală pe telefon. Sistem implementat conform GDPR. Clientul semnează o singură dată, direct pe telefonul/tableta șefului de lucrare, iar semnătura apare pe toate documentele lui. Dacă pe teren se schimbă operațiunile, contractul se regenerează pe loc.
• Se adaptează firmei tale. Template-urile documentelor și ale notificărilor se modifică din aplicație, iar la lucrări se pot adăuga câmpuri proprii, fără programator.
• Dezvoltat și administrat de noi. Întregul sistem este dezvoltat și administrat de echipa noastră, ceea ce ne permite să efectuăm modificări, actualizări sau upgrade-uri la cererea clientului, pentru a adapta sistemul nevoilor sale particulare.

Cum începem

1. DemonstrațieÎți arătăm sistemul pe fluxul firmei tale
2. ConfigurareDatele firmei, template-uri, utilizatori
3. InstruirePentru birou și pentru șefii de lucrare
4. SuportAsistență și dezvoltări la cerere