| Soft - Arhivare Electronica |
| Sistemul Informatic de Arhivare Electronica a Documentelor reprezinta sistemul informational care permite preluarea sau capturarea, organizarea, stocarea, controlul, accesul si publicarea informatiilor vitale ale organizatiei, in conditii de securitate, intr-un mod rapid, usor si precis. |
Avantajele sistemului nostru de ARHIVARE ELECTRONICA:
- Imbunatateste productivitatea si reduce masiv costurile prin eliminarea sau minimizarea timpilor necesari regasirii documentelor sau a refacerii/multiplicarii/transportului acestora;
- Imbunatateste securitatea prin controlul accesului la informatiile critice si reduce riscul pierderii informatiilor
- Constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes general (nomenclatoare, banci de date proprii )
- Faciliteaza luarea deciziilor prin punerea la dispozitie a informatiilor relevante, persoanelor cu drepturile de acces corespunzatoare ;
- Imbunatateste actiunile angajatilor prin furnizarea unor instrumente de acces simultan la date , prin intermediul retelelor locale;
- Viteza mare de acces la informatii
- Instalarea sistemului se poate face pe un singur computer, sau fiecare modul poate rula separat de pe un computer. Scanerele folosite pot fi deja cele existente in dotare.
|
|
|
1. Modul VIZUALIZARE / acces la documente
|
- Asigura accesul concurential la acelasi document pentru toti utilizatorii
- In functie de drepturile fiecarui utilizator, documentele pot fi: vizualizate, modificate, descarcate de pe server, imprimate (imaginile se pot imprima direct; restul documentelor se downloadeaza si apoi se deschid cu programul asociat pt. imprimare), sterse, etc
- Se pot afisa informatii precum: numele fisierelor care alcatuiesc un document (impreuna cu extensia si dimensiunea lor), valorile campurilor descriptive pt. respectivul document
- Sunt permise operatii precum: download 1 anumit fisier din cadrul documentului, inlocuire fisier , adaugare folder de fisiere la documentul selectat, adaugare fisier la documentul selectat, rasfoirea documentului
- Permite cautari complexe dupa categoria documentului, locatia fizica a documentului, dupa campurile atasate unui document sau dupa un anumit grup de campuri(cautare dupa tamplate; in acest caz programul cauta in toate categorile care au atasat un anumit template colorand cu rosu respectivele categorii)
- Cautarile in cadrul campurilor de tip data si a celor de tip numeric sunt de tipul "domeniu range": se cauta intre data1 si data 2 si respectiv intre valoare1 si valoarea2
- Sunt permise si alte optiuni cu privire la afisarea/neafisarea documentelor la selectarea unei categorii sau locatii fizice
- Timpul de raspuns la cautare este limitat doar de timpul de raspuns al retelei si al server-ului de stocare si administrare a arhivei electronice.
- Interfata este astfel gandita in asa fel incat sa-si "calibreze" dimensiunea in functie de rezolutia monitorului (minim 1024/768)
- Permite operatii zoom-in , zoom-out, incadrare, etc, asupra imaginilor documentelor;
|
2. Modul Scanare / Import documente
|
- Realizeaza conversia in format digital a documentelor existente pe hartie prin conectare la scaner de tip Twain
- Permite selectarea atat a gradului de compresie a imaginii rezultate prin scanare , cat si a tipului acesteia
- Permite importul de fisiere(nu neaparat imagini) prin specificarea directorului sursa;
- Permite importul a unui ( 1 ) fisier anume prin specificarea pozitiei lui de pe harddisk sau din retea;
- Permite vizualizarea imaginilor/fisierelor in timpul operatiunii de scanare sau import., asigurand facilitati de ZoomIn si ZoomOut, Incadrare, Inlocuire, Stergere, Schimbare ordine, etc , asupra imaginilor/fisierelor respective
- Permite indexarea documentului si selectarea locatiilor electronice si fizice ale acestuia
- In acest modul exista optiunea de modificare a modului de operare a scanerului: Numar de culori, Rezolutie de scanare, etc
- Modulele de Import date si Indexare sunt concepute astfel incat sa suporte conectarea a mai multor astfel de module simultan la server pt. adaugarea informatiilor in arhiva
|
3. Modul Arhivare E-mailuri
|
- Observand importanta deosebita pe care emailurile o au in activitatea curenta a companiilor am dezvoltat un modul specializat destinat arhivarii E-mailurilor. Acest modul permite arhivarea emailurilor de pe un computer , daca se utilizeaza ca si client de email: Office Outlook 2003 sau Outlook Express (cel din windows ). In principiu se pot dezvolta astfel de module si pt. alti clienti de mail.
- In functie de dreptul de acces,se pot vedea toate emailurile utilizatorilor sau doar emailurile persoanei care s-a conectat la modul. Exista un drept dedicat care poate accesa toate mailurile din companie
- Permite Importul Emailurilor in 2 moduri: sincronizare rapida(se adauga doar emailurile care au data mai mare decat ultima data cand s-au facut importuri in baza) si sincronizare totala (dureaza mai mult deoarece se verifica fiecare mail daca exista in baza prin compararea unor campuri precum: Subiect, To, From, etc...)
- Se pot cauta Emailuri prin selectarea categoriei(Inbox, Sent, etc...) si/sau prin cautarea prin intermediul campurilor: Subiect, Mesaj, De la , Catre, Data Receptionarii, Data Adaugarii, Data Trimiterii, Client Email
- Mailul se poate descarca (daca a fost arhivat din Office Outlook 2003 )
- Important: la importul de emailuri se creaza automat si directoarele existente in clientul de mail (Inbox, Sent, Draft, ...si alte directoare create de utilizator)
|
4. Modul Administrare
|
- Organizeaza documentele pe categorii dispuse pe oricate nivele (Biblioraft -> dosar -> etc)
- Organizeaza o impartire arborescenta a locatiilor fizice unde se afla documentul
- Permite adaugarea unor grupuri de campuri (numite de noi template-uri) care se vor asocia documetelor care se gasesc in anumite categorii. Este o operatiune esentiala deoarece dupa arhivare , respectivele documente se pot cauta dupa aceste campuri
- Permite generarea de drepturi(user & password) pt. personalul firmei care acceseaza arhiva electronica. Prezinta rapoarte complexe de genul: cine este conectat/deconectat, cine este blocat /deblocat, ce drepturi are utilizatorul x, etc
- Tot aici se pot selecta acele extensii de fisiere care se vor comprima la adaugarea in baza de date. De asemenea se poate alege si gradul de compresie in format zip.
- Modul de conectare in limbajul SQL asupra bazei de date. Accesul se face pe baza unei parole speciale.
- ...alte facilitati importante....
|
5. Modul Backup
|
- Permite realizarea operatiunilor de backup si restore atat a bazei de date cat si a fisierelor stocate
|
6. Modul SERVER
|
- Permite conectarea modulelor de import date & indexare la baza de date pentru adaugarea documentelor in arhiva impreuna cu campurile atasate;
- Permite conectarea modulelor de vizualizare si acces la baza de date pentru realizarea de cautari si accesarea documentelor.
- Permite conectarea modulului de Administrare la baza de date impreuna cu restul modulelor existente
- Permite conectarea simultana a mai multor module diferite la baza de date centralizata; deschide un canal de comunicatie dedicat prin care datele sunt adaugate sau extrase din arhiva
- Acest modul este esential pt. Interconectarea modulelor , pt. conectarea cu serverul de baze de date, adaugarea si extragerea informatiilor din arhiva
|
>> Pasii necesari implementarii sistemului de arhivare electronica
a) Analiza fluxului informational al companiei / institutiei
Trebuie stabilit tipul documentelor care urmeaza a fi arhivate, numarul aproximativ de documente arhivate lunar , incarcarea medie a retelei
b) Stabilirea necesarului Hardware si Software
In functie de parametrii mai sus mentionati, de infrastructura deja existenta a clientului si de disponibilitatea acestuia se stabilesc scanerele necesare, configuratia serverului , etc
In functie de dimensiunea arhivei , de ritmul de crestere al acesteia , de numarul de module , etc se stabileste serverul de baze de date pt. care se opteaza
c) Asigurarea suportului necesar clientului pt. configurarea structurii bazei de date prin intermediul modulului de Administrare
Dupa studierea aspectelor mentionate mai sus, vom asigura suportul necesar pt. crearea categoriilor pe care se vor imparti documentele in baza de date si pt. generarea campurilor atasate arhivei. Practic trebuie implementata structura arborescenta a arhivei
d) Perioada de testare a sistemului
Clientul poate testa sistemul o anumita perioada. In acest timp poate verifica functionarea programului si poate verifica "umplerea" arhivei cu documente.
Dupa aceasta perioada se poate alege in cunostinta de cauza numarul de module si se poate lua hotararea cu privire la modificarea infrastructurii existente.
|
>> Necesar Hardware si Software
a) Din punct de vedere hardware
Este recomandat fiecare modul sa fie instalat separat pe cate un computer
Dar exista si posibilitatea de a instala doar modulul server pe un computer si celelalate grupate pe alt calculator
De asemenea in cazul unui trafic mai mic si in cazul unei infrastructuri mai reduse se pot instala toate modulele pe un singur computer. Este important de retinut ca sistemul este flexibil si nu obliga la restrictii privind gruparea modulelor pe computere . Noi oferim doar recomandari.
Computerul pe care se instaleaza programul numit "server" ar trebui sa fie un server specializat . Peformanta serverului se calculeaza in functie de arhiva fiecarui client. Evident se pot utiliza si computere normale dar totusi nu recomandam sa fie un procesor Pentium 4 sub 2.0 Ghz cu mai putin de 512 MB RAM.
Restul computerelor in functie de complexitatea arhivei pot avea configuratii de Pentium sau AMD (exemplu: cel putin Pentium 3 cu 256 MB RAM. Recomandat Pentium 4 cu minim 512 MB RAM )
Stocarea informatiilor se poate face pe harddiskuri in cadrul serverului , care , recomandam, sa fie in RAID (pt. siguranta datelor) . Hard-urile pot fi SATA1 , SATA 2 , SCSI sau chiar modele mai vechi
Computerele trebuie sa comunice intre ele prin retea locala bine realizata si intretinuta. Ar fi indicat ca reteaua sa fie GIGABIT (cel putin placa de retea a serverului sa suporte acest transfer )
Scanerele folosite pot fi de numeroase tipuri in functie de cerintele si infrastructura clientului. Ele pot fi pe interfata TWAIN pt. o legatura directa cu modulul de import sau pe alte interfete(ISIS, etc)
Scanerele cu ADF (pot scana mai multe foi A4 - la fel cum un Xerox extrage rand pe rand mai multe foi pe care le copiaza) ar simplifica munca in cazul arhivelor medii sau mari. De asemenea ar fi util sa poata scana fata/verso
Rezolutia de scanare recomandata este de 300 dpi. Nu trebuie sa fie neaparat color, dar trebuie sa fie cel putin grayscale (nuante de gri)
b) Din punct de vedere software
Computerele trebuie sa aibe licente pt. unul din sistemele de operare:
- Windows XP cu SP2
- Windows Server 2003
- Windows 2000 cu SP4
Sistemul de baze de date care trebuie instalat pe server poate fi:
- Microsoft SQL Server 2000 (sau MSDE - care este gratuit)
- ori Microsoft SQL Server 2005 (sau Express Edition - care este gratuit)
Pe fiecare computer mai trebuiesc instalate: Microsoft .NET Framework 2.0 (gratuit) si Windows Instaler 3.1 (se downloadeaza de pe site-ul Microsoft). Windows Instaler 3.1 este necesar in cazul in care pe server se utilizeaza Microsoft SQL SERVER 2005(sau Express Edition)
|
|
|